Yeni Bir CRM ya da E-posta Aracına Aktarmadan Önce Listenizi Temizleyin

Yeni bir CRM ya da e-posta platformuna geçerken önce temizlik yapmazsanız sorunlarınızı da yanınızda taşırsınız. Eski araçlar kötü adresleri yılların geçmişinin arkasında saklar. Yeni bir hesabın ise hiç itibarı yoktur ve ilk gönderimler çok önemlidir.

Taşımadan önce neden temizlemeli

Birçok platform geri dönme ve şikayet oranlarınızı sıfırdan ölçer; bazıları ilk kampanyalarda geri dönme oranı yüksek hesapları durdurur. Önce temizlemek hesabınızı korur, yeni araç liste boyutuna göre ücret alıyorsa ödediğiniz kişi sayısını da azaltır.

Taşıma kontrol listesi

1. Eski araçtan her şeyi dışa aktarın: e-posta adresi, durum (abone, abonelikten çıkmış, geri dönmüş), kayıt tarihi ve varsa izin kaydı.
2. Abonelikten çıkanları ve geri dönenleri ayrı tutun. Abonelikten çıkmış ya da adresi geri dönmüş kişileri aktif liste olarak içe aktarmayın. Yeni araç onlara asla göndermesin diye bastırma listenizi ayrıca içe aktarın.
3. Yinelenenleri kaldırın ve boşluk, büyük harf gibi bariz biçim sorunlarını düzeltin.
4. Kalanı toplu doğrulama sayfasında kontrol edin ve raporu indirin.
5. Geçersiz adresleri çıkarın ve geçerli grubu içe aktarın. Accept-all ve riskli olanları etiketleyin ki sonra küçük partilerle gönderebilesiniz.
6. Yeni hesabı ısıtın: genişletmeden önce en ilgili kişilerinize küçük bir ilk kampanya gönderin.

İzin kaydını unutmayın

Elinizde varsa her kişiyle birlikte kayıt tarihini ve kaynağını da aktarın. Bir kişinin listenize nasıl katıldığını gösteremiyorsanız, göndermeden önce iki kez düşünün. Kurallar ülkeden ülkeye değişir; emin değilseniz yetkin bir danışmana sorun.

Gönderim alan adını kontrol edin

Yeni bir araç genellikle yeni gönderim ayarları demektir. Platformun istediği SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yayınlayın ve ilk kampanyadan önce SPF, DKIM ve DMARC kontrolüyle doğrulayın.

Tek seferlik iş, krediye uygun

Taşıma bir kez olur. Doğrulamaya yalnızca bu iş için, bir kez satın alıp 12 ay içinde kullandığınız kredilerle ödemek, sonradan ihtiyaç duymayacağınız bir plandan daha sadedir. Önce yeni hesabın ücretsiz kredileriyle bir örneği deneyin, sonra tüm listeye uyan paketi seçmek için fiyat sayfasını kullanın.

Taşımadan sonra listeyi temiz tutun: yeni kayıtları doğrulayın ve büyük kampanyalardan önce kontrolü yineleyin. Düzenli başlayan bir listeyi düzenli tutmak kolaydır.

Eski aracı hemen kapatmayın

Geçişten sonra eski aracı bir süre açık tutun. Son geri dönme ve abonelikten çıkma verilerini alabilir, sonuçları karşılaştırabilir ve gözden kaçan bir şey olursa kurtarabilirsiniz. Ayrıca eski sistemde kullandığınız etiketleri, listeleri ve segmentleri bir yere yazın; bunları hafızadan yeniden kurmaya çalışmak, izin işaretlerinin ve kitle kurallarının sessizce kaybolmasının en yaygın yoludur.

Taşıma sırasında yapılan hatalar

• Bastırma listesini en son ya da hiç içe aktarmamak. Abonelikten çıkan ya da geri dönen kişileri önce aktarın ki yeni araç yanlışlıkla bile onlara gönderemesin.
• İzin bilgisini kaybetmek. Adresle birlikte kayıt tarihini ve kaynağını da dışa aktarın.
• Eski aracı bir anda kapatmak. Sonuçları karşılaştırmanız ya da bir şeyi kurtarmanız gerekirse diye bir süre tutun.
• İlk kampanyayı tüm listeye göndermek. En ilgili kişilerinizle başlayın, birkaç hafta içinde genişletin.

Önce bir örnek aktarın

Tam aktarımdan önce yeni araca küçük bir grup yükleyin; alan eşlemesini, yinelenenleri ve izin işaretlerini kontrol edin. Elli satırda bir eşlemeyi düzeltmek kolaydır, elli bin satırda değil.

Sık sorulan sorular

Yinelenenleri temizlemeden önce mi, sonra mı doğrulamalıyım? Sonra. Yinelenenler kullandığınız kredi sayısını şişirir ve büyük harf ya da boşluk farkının arkasına saklanır; önce düzenleyin.

E-posta adresi olmayan kişiler ne olacak? Yeni araca telefonla takip gibi başka işler için ihtiyaç duyuyorsanız e-postasız kişi olarak aktarın; duymuyorsanız geride bırakın.

Adresleri bunun yerine yeni aracın içinde doğrulayabilir miyim? Bazı araçlar hazır bir kontrol sunar, bazıları ek ücret alır. İçe aktarmadan önce yapmak, yalnızca gerçekten yükleyeceğiniz adresler için ödeme yapmanız demektir.

Geçiş sonrası ilk ay

Taşımadan sonraki ilk ayda geri dönme ve şikayet oranlarını haftalık izleyin. Yeni platformda itibarınız o günlerde şekillenir. Rakamlar sağlıklıysa gönderim hacmini adım adım artırın; sorun görürseniz hacmi hemen düşürüp nedeni araştırın.

Taşıma bittikten sonra eski araçtan aldığınız dışa aktarımları ve doğrulama raporunu bir klasörde saklayın. Gerektiğinde neyin nereden geldiğini göstermek, hem düzen hem güvence sağlar.