Büyük Bir Bütçe Olmadan Bağışçı ya da Gönüllü Listesi Temizleme

Dernekler, kulüpler, okullar ve vakıflar çoğunlukla yılda yalnızca birkaç önemli e-posta gönderir: bir bağış çağrısı, bir etkinlik daveti, bir yıl sonu raporu. Gönderimler arasında liste bekler; insanlar ise iş değiştirir, e-posta sağlayıcısı değiştirir, eski posta kutularını terk eder. Çağrı vakti geldiğinde adreslerin hatırı sayılır bir kısmı geri dönebilir.

Küçük bir liste neden yine de temizlik ister

Her geri dönme, sizden haber alamayan bir kişi demektir ve her geri dönme gönderim itibarınızın aleyhine işler. Nadiren mesaj atan bir kurumun kaybedecek az itibarı vardır, ama hata payı da dardır. Eski adresler yüzünden spam klasörüne düşen bir bağış çağrısı, temizliğin maliyetinden çok daha pahalıya gelir.

Basit bir yıllık rutin

1. Kaynaklarınızı birleştirin. Bağışçı veritabanı, gönüllü kayıt tablosu, etkinlik katılımcıları, üyeler. Adresleri tek bir tabloda toplayıp yinelenenleri silin.
2. Kampanyadan yaklaşık iki hafta önce doğrulayın. Gönderimi geciktirmeden sürprizleri düzeltmeye vakit kalır. Dosyayı toplu doğrulama sayfasına yükleyin.
3. Geçersiz adresleri gönderimden çıkarın ama kaydı silmeyin. Veritabanında e-postanın ulaşmadığını not edin ve kişiye telefon ya da basılı mektup gibi başka bir yoldan ulaşmayı deneyin.
4. Accept-all ve riskli adreslere nazikçe yaklaşın. Birçok kurum her adresi kabul eden sunucular kullanır. Onlara gönderebilirsiniz ama sonuçları izleyin.
5. Bir sonraki bültende güncel adres isteyin. Güncelleme bağlantısı içeren tek bir satır, listeyi taze tutmanın kolay yoludur.

Kullandığınız kadar ödeyin

Yılda bir iki kez temizlik yapan bir grup, bütün yıl aylık ücret ödememeli. Mailcut, bir kez satın aldığınız ve 12 ay içinde kullandığınız, abonelik gerektirmeyen kredilerle çalışır. Birkaç bin adreslik bir liste küçük bir harcamadır ve süreci önce yeni hesabın ücretsiz kredileriyle deneyebilirsiniz. Güncel paketler fiyat sayfasında.

Listedeki insanlara saygı gösterin

Doğrulama, bir adresin posta alıp almadığını kontrol eder; kişinin sizden haber almayı kabul ettiğini göstermez. Yalnızca listenize kendisi katılmış ya da kurumunuzla açık bir bağı olan kişilere gönderin, basit bir abonelikten çıkma yolu ekleyin ve faaliyet gösterdiğiniz yerde geçerli kurallara uyun. Emin değilseniz yetkin bir danışmana sorun.

Temiz bir liste küçük bir adımdır ama büyük fark yaratır: çağrılarınızın daha fazlası yerine ulaşır ve ulaştığınız kişiler mesajı gerçekten okuyabilecek kişilerdir.

Küçük kurumların sık yaptığı hatalar

• Her şeyi tek bir kişinin posta kutusunda tutmak. Sonraki gönüllü devam edebilsin diye listeyi ortak bir dosyada ya da araçta saklayın.
• Kimseyi hiç çıkarmamak. Yalnızca büyüyen bir liste eski adresleri yıllarca taşır. Geri dönenleri ve ayrılmak isteyenleri çıkarın.
• Çok farklı grupları karıştırmak. Bağışçılar, üyeler, gönüllüler ve etkinlik konukları farklı mesajlar bekler. Her kişinin hangi gruba ait olduğunu gösteren bir sütun tutun.
• Çağrıyı temizlik gününe denk getirmek. Raporu inceleyip sürprizleri düzeltebilmek için aradan birkaç gün bırakın.

Sık sorulan sorular

Kâğıt üzerinde topladığımız bir listeyi doğrulayabilir miyiz? Evet, tabloya yazıldıktan sonra. El yazısı yaygın bir yazım hatası kaynağıdır; bu yüzden bir doğrulama çalışması çoğunlukla yanlış yazılmış alan adı gibi düzeltilebilir birkaç adres bulur.

Geri dönen bir bağışçının adresiyle ne yapmalıyız? Bağışçıyı silmeyin. E-postayı "ulaşmadı" diye işaretleyin ve güncel bir adres için telefondan, mektuptan ya da bir sonraki etkinlikten yararlanın.

Abonelikten daha ucuz bir yol var mı? Bir kez satın alıp 12 ay içinde kullandığınız krediler, yılda birkaç kez temizlik yapan bir grup için çok uygundur.

Gönüllülerle paylaşabileceğiniz kısa bir kontrol listesi

Listeyi birden fazla kişi yönetiyorsa, şu dört satırı herkesin göreceği bir yere yazın: adresler tek dosyada tutulur; her büyük çağrıdan iki hafta önce doğrulama yapılır; geri dönen adresler hemen işaretlenir; ayrılmak isteyenler aynı gün listeden çıkarılır. Kurum sorumlusu değişse bile bu dört kural listenin sağlığını korur ve yeni gelen gönüllünün neyi nasıl yapacağını bilmesini sağlar.

Küçük kurumlarda en sık görülen sorun teknik değil, süreklilik sorunudur: listeyi bir kişi bilir, o kişi ayrılınca bilgi de gider. Kısa bir not bunu çözer.

Son olarak, listeye yeni bir yerden gelen her adres grubunu (bir etkinlik, bir kampanya, bir bağış formu) ilk kullanımdan önce küçük bir kontrolden geçirmek, yıl boyunca çok daha az sürprizle karşılaşmanızı sağlar.