Excel Dosyasındaki Geçersiz E-postalar Nasıl Silinir

Çoğu e-posta listesi bir tabloda doğar: CRM çıktısı, kayıt formu, etkinlik dosyası. Excel sıralayabilir, filtreleyebilir ve tekrarları silebilir ama [email protected] adresinin gerçekten bir posta kutusu olup olmadığını söyleyemez. Bunun için alıcı posta sunucusuna sormak gerekir. Bu rehber ikisini birleştirir; sonunda yalnızca göndermeye değer adreslerin kaldığı tek bir dosyanız olur.

1. Adım: Dosyayı hazırlayın

Bir kopya üzerinde çalışın. Adresleri E-posta gibi bir başlıkla tek sütuna koyun. Sonra kontör tasarrufu sağlayan ve yanlış alarmları önleyen üç hızlı düzeltme yapın:

• Boşlukları temizleyin. Yardımcı sütunda =KIRP(A2) kullanıp değerleri geri yapıştırın. Sondaki boşluk geçerli adresleri bozuk gösterir.
• Hepsini küçük harfe çevirin. =KÜÇÜKHARF(KIRP(A2)) tekrarları görmeyi kolaylaştırır.
• Bariz tekrarları silin. E-posta sütununda Veri → Yinelenenleri Kaldır. Mailcut tekrarlayan adresi zaten bir kez sayar, ama önce temizlemek kendi dosyanızı düzenli tutar.

2. Adım: Listeyi doğrulayın

Tabloyu .xlsx, .csv veya .txt olarak kaydedin ve giriş yaptıktan sonra toplu doğrulama sayfasından yükleyin. Mailcut Excel dosyasının tüm sayfalarını okur ve adreslerin olduğu sütunu kendisi bulur; özel bir biçime dışa aktarmanız gerekmez. Her adres bir kontör harcar ve tek yüklemede 20.000 adrese kadar olabilir.

3. Adım: Raporu okuyun

Çalışma bitince tek bir Excel raporu indirirsiniz. İlk sayfada her adres için sonuç, ne yapılacağı ve nedeni yazar. Göreceğiniz sonuçlar:

• Geçerli: posta kutusu var. Tutun.
• Geçersiz: posta kutusu ya da alan adı yok. Çıkarın.
• Hepsini kabul eden: alan adı her adresi kabul ediyor, kutu doğrulanamıyor. Dikkatli gönderin.
• Geçici: tek kullanımlık adres. Genelde atlayın.
• Belirsiz: sunucu cevap vermedi. Sonra tekrar deneyin.

4. Adım: Sonuçları kendi verinizin yanına getirin

Orijinal dosyanızda raporda olmayan sütunlar var (ad, şirket, etiket). Elle kopyala-yapıştır yapmayın. Raporu ve kendi dosyanızı yan yana açıp sonucu formülle arayın. Orijinal dosyanızda yeni bir sütuna, rapor Rapor adlı sayfada, adresler A, sonuçlar B sütunundaysa:

=ÇAPRAZARA(KÜÇÜKHARF(KIRP(A2)); Rapor!A:A; Rapor!B:B; "kontrol edilmedi")

Eski Excel sürümlerinde =DÜŞEYARA(KÜÇÜKHARF(KIRP(A2)); Rapor!A:B; 2; YANLIŞ) kullanın. Artık kendi verinizin her satırında sonucu da görürsünüz.

5. Adım: Filtreleyin ve silin

1. Sonuç sütununu seçip Veri → Filtre uygulayın.
2. Yalnızca Geçersiz ve Geçici kutularını işaretleyin.
3. Görünen satırları seçin, sağ tıklayıp Satırı Sil'i seçin.
4. Filtreyi kaldırın. Kalan, temiz listenizdir.

Hepsini kabul eden ve Belirsiz satırları silmek yerine ayrı bir sayfada tutun. Küçük bir ilk partiyle gönderip bounce'ları izleyebilir ya da belirsizleri daha sonra yeniden kontrol edebilirsiniz.

Kaçınılacak hatalar

• Filtre her şeyi gösterirken satır silmek. Önce filtreleyin; yalnızca silmek istediklerinizi silin.
• Yalnızca bir sütunu sıralamak. Veriyi karıştırır. Sıralamadan önce tüm tabloyu seçin.
• Aynı dosyayı tekrar tekrar doğrulamak. Bir kez doğrulayın, sonuç sütununu saklayın. Kontörler 12 ay geçerlidir ama değişmemiş adresler için ikinci kez harcamanın anlamı yok.

Yeni hesaplar ücretsiz kontörle başlar; önce dosyanızın küçük bir kısmında deneyebilirsiniz. Tüm liste için hazır olduğunuzda kontör paketlerine bakın.